Modellen · Dispute Management Kit
Dispute Management Kit
Procesmodel, dispuutcodes, root-cause boom en KPI-set voor betwiste facturen. Inclusief een werkend dispuutregister met dashboard. Vandaag gedownload, binnen een maand draaiend.
1 tot 3%
van een gemiddelde debiteurenportefeuille staat betwist open. Meestal in mailboxen, niet in het systeem.
Het probleem
Een dispuut is geen incident maar een procesfout
Betwiste facturen kosten twee keer geld: de cash die niet binnenkomt en de uren die je team kwijt is aan uitzoekwerk. Zonder vaste codering weet niemand hoe groot het bedrag is. Zonder eigenaar en SLA verjaart een dispuut in plaats van dat het wordt opgelost. En zonder root-cause review komt dezelfde fout volgende maand terug.
Procesmodel
Acht processtappen van signaal tot preventie
Met doel, input, output, eigenaar, SLA en ERP-actie per stap. Plus RACI, mandaatgrenzen per bedrag en escalatietriggers.
Categorisering
Acht hoofdcategorieën, dertig dispuutcodes
Met definitie, eigenaar, SLA, standaardoplossing en dunning-effect. Klaar om over te nemen als reason codes in je ERP.
Root-cause boom
Negentien uitgewerkte ketens
Van symptoom naar grondoorzaak naar preventiemaatregel, elk gekoppeld aan de O2C-processtap waar het misgaat.
KPI-set
Vijf stuur-KPI's en tien diagnostische KPI's
Met definitie, formule, bron, frequentie, eigenaar en norm. Inclusief dashboard dat we doorrekenen op je register.
Procesmodel
Acht stappen, elk met een eigenaar en een klok
Tien werkdagen standaard, twintig werkdagen voor fiscale en kwaliteitsdisputen met extern onderzoek. Blokkeer alleen de betwiste regel, niet de hele factuur.
Signaleren & intake
Registreren & blokkeren
Triage & toewijzen
Onderzoeken
Besluiten
Afhandelen
Deblokkeren & afsluiten
Leren & voorkomen
Per stap ligt vast wie hem uitvoert, welke informatie minimaal aanwezig moet zijn, welke ERP-actie erbij hoort en wanneer escalatie automatisch volgt.
Codering
Acht hoofdcategorieën, dertig dispuutcodes
Zonder eenduidige codering is elk overzicht een mening. Met deze codelijst kun je disputen tellen, vergelijken en aanpakken bij de bron.
Voorbeeldcodes
Per code
Definitie en voorbeeld
Wat valt er wel en niet onder, met een herkenbaar voorbeeld uit de praktijk zodat iedereen hetzelfde codeert.
Per code
Eigenaar en SLA
Eén afdeling die hem oplost en een doorlooptijdnorm van 3 tot 20 werkdagen.
Per code
Oplossing en dunning-effect
De standaardoplossing en wat de code doet met het aanmaantraject: pauzeren, doorlopen of deels blokkeren.
Root cause
Doorvragen tot je bij het proces uitkomt
Elke categorie is uitgewerkt tot een keten. Je stopt pas als je bij een procesoorzaak bent, niet bij een persoon.
Klant betwist de prijs op de factuur
Prijsconditie in het ERP wijkt af van het contract
Contractwijziging is nooit doorgevoerd in prijsbeheer
Geen koppeling tussen contractmutatie en prijsconditie
Contract-to-price controle: geen contractmutatie zonder ERP-conditie met ingangsdatum
O2C-processtap: contract- en prijsbeheer. Meetbaar effect op: first-time-right facturatie en dispute rate PRC.
Stuurinformatie
Vijf KPI's om op te sturen
%
Dispute rate
€
Dispute value ratio
%
Binnen SLA opgelost
%
First-time-right
d
Gem. doorlooptijd
Tien diagnostische KPI's daaronder, om te verklaren waarom de stuur-KPI's bewegen. Per categorie, klantsegment en oorzaak, met formule, bron, frequentie, eigenaar en norm.
Prijs
Downloaden en zelf uitrollen
Alle prijzen exclusief btw. Direct beschikbaar na betaling. Onbeperkt gebruik binnen je eigen organisatie; doorverkopen of verspreiden is niet toegestaan.
Kit
€ 345
- Presentatie: 13 slides, bewerkbaar
- Werkbestand met 8 tabbladen
- Dispuutregister met SLA-bewaking
- Dashboard dat we doorrekenen
Kit + AR Scan
€ 575
- Alles uit de Kit
- Ouderdomsanalyse en dispuutbeeld per peildatum
- Rapport met de top-3 oorzaken en prioriteiten
- Online toelichting van 30 minuten
Vragen
Goed om te weten
Krijg ik de bestanden meteen?+
Ja. Direct na betaling staat de download klaar en vind je alles terug in je klantportaal.
Werkt dit alleen met SAP?+
Nee. De dertig codes zijn systeemonafhankelijk en te mappen op SAP-billing-blocks, dispute-cases of een eigen veld in je AR-tooling.
Wat als we nu geen disputen registreren?+
Dan is dit precies het startpunt: begin met intake en codering, en bouw de KPI's op zodra er twee maanden data staat.
Waarom twintig werkdagen voor fiscale disputen?+
Omdat daar vrijwel altijd onderzoek door een derde partij nodig is. De norm sluit aan bij wat haalbaar is, zodat SLA's geloofwaardig blijven.
Vandaag gedownload, binnen een maand draaiend.
Procesmodel, dispuutcodes, root-cause boom en KPI-set in één kit.