Modellen · Asset 03
AR & Collections Playbook
Debiteurenbeheer faalt zelden op inspanning. Het faalt op ritme. Het AR & Collections Playbook legt vast wie wanneer welke actie doet, met welk mandaat en met welke tekst. Een complete aanmaanstrategie, escalatiematrix en twaalf brieftemplates in het Nederlands en het Engels. Vandaag gekocht, morgen in gebruik.
- Direct downloadbaar na betaling
- Nederlands en Engels, identieke juridische strekking
- Escalatiematrix als werkbestand met samenvoegvelden
T05 — Aanmaning met aankondiging rente en kosten
Verstuurd op dag +21. De Engelse versie is geen letterlijke vertaling maar een gelijkwaardige tekst: dezelfde harde elementen, aangepaste toon.
Geachte heer, mevrouw,
Factuur {{factuurnummer}} ad {{bedrag}} is op {{vervaldatum}} vervallen en tot op heden onbetaald gebleven. Eerdere herinneringen hebben niet tot betaling geleid.
Wij verzoeken u, en voor zover nodig sommeren wij u, het bedrag van {{bedrag}} uiterlijk op {{uiterste_datum}} te voldoen op {{iban}} onder vermelding van {{betalingsreferentie}}.
Blijft betaling binnen deze termijn uit, dan zijn wij genoodzaakt de wettelijke handelsrente van {{rente_pct}} per jaar in rekening te brengen vanaf de vervaldatum, evenals de buitengerechtelijke incassokosten.
Dezelfde klant, elke maand een andere aanpak
De ene maand een belletje na vijf dagen. De volgende maand pas een mail na veertig. En niemand weet wie mag beslissen over een regeling of een leveringsblokkade.
Het gevolg is niet alleen een hogere DSO. Het is een team dat elke week opnieuw bedenkt wat het gaat doen, een sales-afdeling die zich er niet van aantrekt, en een 90+ positie die niemand kan verklaren.
- 01Aanmanen gebeurt op gevoel, niet op een afgesproken moment
- 02Escalatie betekent een mail doorsturen, niet bevoegdheid overdragen
- 03Elke aanmaning wordt opnieuw geschreven, in wisselende toon
- 04Disputen pauzeren de hele factuur in plaats van het betwiste deel
- 05Een aangekondigde blokkade volgt niet, dus gelooft niemand de volgende brief
- 06De ouderdomsanalyse van maandag klopt niet meer met die van donderdag
Wat je krijgt
Drie bestanden die samen één werkend proces vormen
Geen theorie en geen slidedeck. Een document om af te spreken, een set teksten om te versturen en een werkbestand om het dagelijks in uit te voeren.
01
AR & Collections Playbook
Het afsprakendocument. Alles wat je met finance, sales en directie moet vastleggen voordat aanmanen een proces wordt.
02
Brieftemplates NL / EN
Twaalf teksten, elk in het Nederlands en het Engels, met identieke juridische strekking. Dezelfde samenvoegvelden, dus direct in je mailmerge of ERP.
03
Escalatiematrix werkbestand
Zet de peildatum, plak je openstaande posten en lees af welk niveau eigenaar is en welke brief eruit moet. De rest rekent het bestand uit.
Kalender
Eén kalender, zeven momenten
Vaste dagen ten opzichte van de vervaldatum. Geen discussie meer over wanneer de volgende stap valt.
−7
Vooraankondiging
Vriendelijke bevestiging van het factuurbedrag en de vervaldatum. Vangt administratieve fouten af vóór ze een dispuut worden.
+4
Herinnering 1
Kort, feitelijk, maximaal vijf regels. Geen verwijten, geen verontschuldiging voor het sturen.
+11
Herinnering 2
Zelfde feiten, maar met een concrete uiterste datum en het verzoek om te bevestigen dat betaling is ingepland.
+14
Telefonisch contact
Volgens belscript: toezegging vastleggen met bedrag en datum, en het gesprek altijd afsluiten met een afspraak.
+21
Aanmaning
Formeel, met aankondiging van de wettelijke handelsrente en de buitengerechtelijke incassokosten. Vanaf hier per e-mail én post, met bewaard verzendbewijs.
+45
Blokkade en escalatie
Leveringsblokkade en een intern memo naar sales met een reactietermijn van drie werkdagen. Zonder reactie treedt de blokkade automatisch in werking.
+75
Besluit
Incasso, regeling of afboeking. Kondig de overdracht alleen aan als hij ook echt op die datum plaatsvindt, anders is elke volgende aankondiging waardeloos.
Escalatie
Escalatie wordt een uitkomst, geen discussie
Ouderdom en openstaand bedrag bepalen wie eigenaar is van het dossier. Niet het gevoel van de dossierbehandelaar, en niet wie er toevallig tijd heeft.
| Openstaand bedrag | 0 – 30 dagen | 31 – 60 dagen | 61 – 90 dagen | 90+ dagen |
|---|---|---|---|---|
| < € 5.000 | N1 | N1 | N2 | N2 |
| € 5.000 – € 25.000 | N1 | N2 | N2 | N3 |
| € 25.000 – € 100.000 | N2 | N2 | N3 | N3 |
| > € 100.000 | N2 | N3 | N3 | Directie |
Mandaat
Escalatie is overdracht van bevoegdheid
Elk niveau heeft in het playbook een eigen mandaat: wat het zelfstandig mag beslissen over regelingen, blokkades, afboekingen en incasso, en wat expliciet niet.
Dossier
Compleet of het gaat terug
Een dossier is pas overgedragen als het factuuroverzicht per peildatum, het contactlog, de verzendbewijzen en een concreet voorstel compleet zijn.
Triggers
Vijf harde triggers naar N3
Ongeacht bedrag of ouderdom: onder meer een insolventieaanvraag en een derde gebroken betalingstoezegging.
Templates
Twaalf teksten, twee talen, één toon
Elke template heeft dezelfde samenvoegvelden, zodat je ze direct in je mailmerge of ERP zet.
T01 – T03
Vooraankondiging & herinneringen
Kort, feitelijk en zonder verwijten. Ontworpen om betaald te worden, niet om gelijk te krijgen.
T04 – T06
Aanmaning & rente
Formele teksten met aankondiging van handelsrente en buitengerechtelijke kosten.
T07 – T09
Dispuut & regeling
Ontvangstbevestiging van een dispuut, betalingsregeling en bevestiging van toezeggingen.
T10 – T12
Blokkade & overdracht
Leveringsblokkade, ingebrekestelling en aankondiging van overdracht aan incasso.
Voor wie
Bedoeld voor teams die het zelf gaan doen
Dit is voor jou als
- Creditmanagers en finance managers in het MKB en corporate
- Organisaties zonder vastgelegde aanmaanstrategie of mandaatstructuur
- Teams die internationaal factureren en NL- en EN-teksten nodig hebben
- Interim-professionals die in week één willen kunnen leveren
- Bedrijven die eerst het proces willen laten werken voordat ze automatiseren
- Wie na een SAP- of ERP-implementatie het werkproces mist
Dit is niet voor jou als
- Consumentenincasso op grote schaal, daar geldt een strakker wettelijk regime
- Wie een kant-en-klare koppeling met zijn ERP verwacht
- Wie juridisch advies zoekt over een specifiek dossier
- Organisaties die al een werkende, vastgelegde en nageleefde kalender hebben
Prijzen
Kies wat je nodig hebt
Alle prijzen exclusief btw. Bewerkbare bestanden die je zelf kunt aanpassen. Direct downloadbaar na betaling.
AR & Collections Playbook
€ 395
- AR & Collections Playbook
- Aanmaankalender met zeven momenten
- Belscripts en reviewagenda
AR & Collections Playbook + Cash Forecasting Model
€ 790
- Alles uit het Playbook
- Cash Forecasting Model (los € 495)
- € 100 bundelvoordeel
- Twaalf brieftemplates Nederlands en Engels
- Escalatiematrix als werkbestand
- Twaalf maanden updates
Set + implementatie
€ 795
- Alles uit de complete set
- Werksessie met je debiteurenteam
- Drempels en mandaten ingevuld op jouw organisatie
- Eerste reviewmeeting samen gedraaid
Vragen
Voordat je bestelt
Zijn de brieven juridisch bruikbaar?+
Ze volgen de gebruikelijke opbouw van herinnering, aanmaning en ingebrekestelling met termijn en gevolgen. Laat ze bij twijfel toetsen door je eigen jurist.
Is de Engelse versie een vertaling?+
Nee. Het is een gelijkwaardige tekst: dezelfde harde elementen, aangepaste toon en formuleringen die in internationale context gebruikelijk zijn.
Werkt dit naast onze bestaande ERP-dunning?+
Ja. Het playbook beschrijft het ritme en de toon; je automatische dunning voert de eerste stappen uit en het playbook regelt wat daarna gebeurt.
Hoe snel kunnen we live?+
Vul bedrijfsgegevens, betaaltermijnen en drempels in en je kunt volgende week volgens afspraak aanmanen.
Vandaag gekocht, morgen in gebruik.
Eén kalender, één toon, duidelijke mandaten. Zonder dat je er een project van maakt.